Maestro BPM melhora processos na maior prestadora de serviços em SST de Belo Horizonte

Maestro BPM - 20/03/2014

Projeto de sucesso contou com a parceria técnica e consultiva da empresa Applause Solutions – Soluções e Processos em Saúde e Segurança do Trabalho

As soluções inovadoras do Maestro BPM acabam de beneficiar mais um importante cliente do mercado brasileiro de Gestão Ocupacional. Desta vez, o software especializado em fluxo de trabalho (workflow), gestão de processos e organização empresarial eliminou gargalos operacionais no cliente Ocupacional Medicina e Engenharia de Segurança do Trabalho, maior prestadora de serviços em Segurança e Saúde no Trabalho (SST) da cidade de Belo Horizonte/MG. O projeto de levantamento, implantação e pós-venda deste pioneiro sistema workflow foi conduzido pela Applause Solutions, consultoria especializada em processos para SST e parceira nacional da Make Technology, empresa mantenedora do software Maestro BPM.

“Mapeamos o cenário e definimos o Maestro como a ferramenta ideal para a gestão dos processos da Ocupacional. A empresa possui três unidades em Belo Horizonte e uma em Contagem/MG, gerenciando cerca de 80 mil vidas em mais de 1000 empresas pelo Brasil. Enxergamos a possibilidade de padronizar as rotinas de trabalho, nivelando a qualidade e atendimento a todos os clientes”, revela Juliana Viana, diretora da Applause. Já Patrícia Alves, consultora interna da Ocupacional, diz que os gargalos operacionais foram diagnosticados, estabelecendo metas e ações. “Com o acompanhamento dos processos e ajustes dinâmicos, nossa equipe já conseguiu estabelecer um crescimento médio anual de 25%”.

Com a implantação em 2010 do SOC – Software Integrado de Gestão Ocupacional, a empresa registrou um importante crescimento no seu controle de informações e dados estratégicos. Isso demandou um maior domínio dos processos para uma gestão empresarial eficaz. Juliana conta que, ao apresentar o Maestro à diretoria da Ocupacional, demonstrou que seria possível padronizar processos, controlar prazos, visualizar indicadores e realizar tomadas de decisões de forma segura, direcionando da melhor forma os investimentos. “O processo de aquisição do software foi realizado pelo Michel Brito, gerente comercial do Maestro. Sua atenção foi fundamental para mostrar tudo isso e consolidar o sucesso do projeto”.

A etapa que exigiu mais atenção foi conscientizar sobre a importância de uma ferramenta 100% web, pois já existiam rotinas em papel há anos. O projeto então foi dividido em três fases. A primeira desenhou os processos e fez a configuração do Maestro, em reuniões semanais para explicar a nova ferramenta de forma participativa com todos. Depois foram realizados treinamentos, implantação e melhoria contínua dos processos, com acompanhamento diário das equipes e exposição da importância em utilizar o sistemam, com a aplicação de dicas e sugestões. Por último, foi realizado o acompanhamento dos processos, a extração de indicadores e a validação do software junto à maturidade dos colaboradores.

Juliana enfatiza as principais conquistas do projeto em prol da Ocupacional. “Além da diminuição do papel, conseguimos gerar indicadores, centralizar rotinas e organizar processos em andamento. Um dos índices que foram criados tem como objetivo o direcionamento dos investimentos da empresa e até a provisão da equipe. Conquistamos um olhar global e individual das unidades e departamentos. Padronizamos processos que eram descentralizados, garantindo prazos e entregas. Esta visão sistêmica melhorou a mensuração dos dados e a possibilidade de projeções reais a favor do negócio. Enfim, estamos muito satisfeitos porque o Maestro garantiu mais dinamismo e menos riscos nas tomadas de decisões do cliente”.

A Ocupacional adotou como regra que qualquer controle ou processo deverá constar no Maestro, conforme explica Patrícia. “Nenhuma nova rotina é controlada fora do sistema. Nossa meta é trabalhar com a divisão SOC, na operação; e Maestro BPM, no gerenciamento. Como toda corporação, maximizar lucros e minimizarmos custos é fundamental para a continuidade dos negócios. Agora, dimensionamos as equipes de forma mais produtiva, com a possibilidade de metas e consequente crescimento das atividades. O Maestro veio de encontro às expectativas de aumento na qualidade dos nossos serviços, oferecendo controles eficientes. Nosso projeto de crescimento precisava de algo assim”, finaliza.

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