Assinatura Digital do SOC para otimizar a sua Gestão de Documentos

Funcionalidade, SOC - 08/08/2018

A nova versão da Assinatura Digital do SOC permite que o próprio Cliente SOC assine, digitalmente e sem custos, todo e qualquer tipo de documento gerenciado pelo SOCGED.

 

Assinatura Digital do SOC para otimizar a sua Gestão de Documentos

Mais uma vez, o SOC – Software Integrado de Gestão Ocupacional sai na frente e lança uma nova versão da Assinatura Digital.

O recurso permite que o próprio Cliente SOC assine, digitalmente e sem custos, todo e qualquer tipo de documento gerenciado pelo SOCGED.

Além disso, a Assinatura Digital permite que a empresa passe a gerenciar os arquivos eletronicamente, eliminando gastos com papel, espaço físico para armazenagem e até mesmo com a distribuição e logística dos malotes.

Entendendo a Assinatura Digital do SOC

A Assinatura Digital permite que médicos e usuários SOC assinem prontuários médicos, como Atestado de Saúde Ocupacional (ASO), pedidos de exames e resultados de exames.

Vale lembrar que é preciso contratar um certificado digital, emitido pelas Autoridades Certificadoras (AC), para confirmar a identidade de uma pessoa física ou jurídica.

Assim como os documentos físicos (CPF e CNPJ), a assinatura eletrônica com criptografia tem poder jurídico e contém os dados originais do titular.

Com este certificado, é possível assinar os documentos utilizando toda a infraestrutura do SOC, disponibilizada sem custos para nossos clientes. Assim, o processo de recolhimento da assinatura é agilizado, seja no formato eCPF, eCNPJ, eCRM, A1 ou A3.

“A nova versão da Assinatura Digital do SOC traz praticidade, segurança e rapidez no atendimento, ampliando as oportunidades e a autenticidade das informações”, explica o líder de projeto do Departamento de Desenvolvimento Kilder Ribeiro.

Conheça os padrões distintos e como funciona a Assinatura Digital do SOC

O recurso de Assinatura Digital do SOC dispõe de duas formas distintas para assinar os documentos digitalmente, tanto individual como em lote ao final do dia, economizando tempo e gastos com transporte e malotes.

Os documentos assinados digitalmente ficam gravados no banco de dados do SOC e submetidos à política de Segurança da Informação (ISO 27001), em que o acesso e a permissão de uso são definidos pelo usuário Super SOC.

O SOC permite o recolhimento da assinatura em dois padrões, estabelecidos pela ICP Brasil:

• Padrão CADs: assina qualquer tipo de documento, no padrão detache, em que o arquivo original e o arquivo correspondente à assinatura digital ficam separados. Para visualizar esse arquivo e comprovar que é um documento assinado digitalmente e válido, você precisa de um programa de terceiros para visualizar a assinatura.

• Padrão XMLDSig: padrão de assinatura digital adotada pelo Governo Federal para o envio de documentos (layouts) para o eSOCial. Esse modelo assina documentos do tipo XML e possui validade legal.

Recurso certificado e 100% seguro

Todo o recurso de Assinatura Digital do SOC foi desenvolvido conforme os requisitos e diretrizes da ICP Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras), órgão responsável por monitorar e gerenciar toda a estrutura de assinaturas digitais de documentos no Brasil por meio da MP 2202.

Criado em 2002, o ICP Brasil monitora e gerencia as AC’s. Ou seja, as autoridades certificadoras e todas as empresas que comercializam certificados digitais no país.

Além disso, o recurso utiliza um certificado digital A1 ou A3, em que é possível emitir e assinar qualquer documento eletrônico.

Gestão e guarda de documentos: física versus digital

Guardar e gerenciar documentos com eficiência e segurança sempre foi um dos principais desafios a serem enfrentados pelas empresas.

Afinal, arquivos guardados de maneira segura e organizada permitem que eles sejam localizados com facilidade e rapidez, resultando em um maior controle e monitoramento da documentação.

Sendo assim, você pode realizar a gestão física ou digital dos documentos:

• Gestão física de documentos

A gestão de documentos físicos exige um alto custo devido ao espaço físico compatível para armazenamento de toda a documentação e informações importantes. Fora o cuidado de guarda que tem que ter, os gastos com papel e a segurança das informações.

Outro ponto importante é que, para uma destruição segura de documentos, ainda é preciso estar em conformidade com a legislação ambiental e a emissão do certificado de destruição dos dados.

Além disso, é preciso ter em mente que os documentos correm riscos a qualquer momento, seja por algum imprevisto de origem natural ou até mesmo por influência de um colaborador mal-intencionado.

• Gestão eletrônica de documentos

Quando a gestão de documento é feita digitalmente, ela pode garantir ainda mais o sucesso das operações do seu negócio. Sem falar que você poderá contar com o suporte e a consultoria de uma empresa terceirizada.

Entre as vantagens da gestão de documentos digital, há ganho com a logística eletrônica, com a guarda e também com a segurança dos documentos.

Isso porque, quando você tem um sistema moderno e integrado, você reduz custos com papéis, armazenagem e logística, além de prever falhas de segurança e garantir a durabilidade do documento.

Entre as outras vantagens para a guarda de documentos em uma plataforma 100% online e na nuvem estão: a disponibilização de documentos para acesso e controle em qualquer hora ou lugar; facilidade de visualização das informações em diferentes dispositivos; organização dos dados em um sistema de busca hierarquizado e backups diários.

Gestão de Documentos Ocupacionais no SOCGED

O SOC garante a melhor integração dos dados e a segurança contra invasões ou extravios, além da proteção contra riscos de perda ou deterioração ao longo do tempo. Fatores muito comuns na gestão física de documentos.

Com o software de gestão ocupacional também é possível realizar a Gestão de Documentos de forma estratégica e digital. Já que ele permite o controle do fluxo de dados e o envio das informações para Clientes, Parceiros e até mesmo para o Governo Federal, como no caso do eSOCial.

“O SOC é versátil e possibilita a validação de contratos, atestados e prontuários médicos de forma preliminar, além de encaminhar via web para todo o País, seja por e-mail, web-services ou pelo próprio SOC por meio das integrações via SFTP” informa Ribeiro.

Entre as demais vantagens da gestão de documentos digitais estão: diminuição de custos, preservação da integridade dos documentos, agilidade na busca de informações e aumento da produtividade.

Sempre contando com a certificação de Segurança da Informação (ISO 27001) para apoiar e proteger os dados, mantendo-os disponíveis, íntegros e confiáveis. O SOCGED ainda garante a guarda mínima de 20 anos dos documentos médicos.

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