Certificação Digital para empresas: Benefícios e importância

Funcionalidades, SOC, Tecnologia e Inovação - 18/09/2019

As empresas estão constantemente se adaptando às novidades tecnológicas. A mais recente e importante para todo e qualquer negócio, é a Certificação Digital para empresas. Saiba mais sobre suas vantagens.

Certificação digital em favor de trabalhadores e empresasUm avanço tem acontecido dentro da tecnologia para auxiliar na agilidade das empresas. Principalmente, quando o assunto diz respeito aos documentos e diminuição de papelada, custos e tempo.

Um avanço significativo feito pelo Ministério da Economia, na Portaria n° 211, de 11 de abril de 2019, instituiu a geração de assinatura e guarda digitais de documentos relacionados à saúde e segurança do trabalho.

No entanto, para ter validade jurídica e legal, o Certificado Digital deve seguir o Padrão ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras).

Portaria nº 211 valida assinatura e guarda eletrônica de documentos de SST.

Por que levar a Certificação Digital para sua empresa?

Algumas empresas ainda desconhecem as utilidades e importância que a certificação digital trás às empresas.

Hoje, uma das principais utilidades para as empresas em relação a certificação digital é a necessidade de emitir notas fiscais. E de acordo com a nova forma de emissão, implementada pelo governo, a impressão de papel foi substituída.

A nota fiscal eletrônica é o novo modelo nacional, sendo emitida de forma digital, mas com algumas exigências. E o certificado digital é uma delas, já que comprova a validade jurídica ao documento e identifica o remetente. Além de beneficiar a empresa com diminuição de custos com papel e impressão.

Serviços realizados pelo certificado digital

A adesão e utilização da certificação digital é cada vez maior em todo e qualquer negócio, sejam órgãos públicos ou privados, visto que trazem benefícios e agilidade nos afazeres em relação à documentos.

Tanto pessoas físicas como jurídicas podem ter serviços realizados com a certificação, mas vamos abordar apenas o lado jurídico neste momento.

Dessa forma, a pessoa jurídica possui uma gama de serviços disponíveis por meio da certificação digital. Dentre eles estão:

  • Consulta e atualização de dados cadastrais;
  • Envio de declarações de empresa;
  • Consulta de situação fiscal;
  • Emitir notas fiscais eletrônicas;
  • Emitir Documento Auxiliar na Nota Fiscal Eletrônica (DANFE);
  • Obter Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), que organiza os documentos emitidos pelo contribuinte.

Conheça os benefícios da certificação digital para empresas

Todos que geram notas fiscais possuem a obrigação de possuir a Certificação Digital. No entanto, até aqueles que não são obrigados a possuir essa certificação estão adquirindo devido aos diversos benefícios que são gerados para a empresa. Conheça quais são alguns dos benefícios abaixo:

• Segurança

O documento assinado por meio de certificação digital, como está dentro da lei e está protegida pela mesma, não há risco de fraudes e alterações do documento. Já que é bloqueado para edições e garante a autenticidade das informações.

• Redução de despesas

O certificado digital diminui certas despesas que antes eram considerados gastos altos e necessários. Como exemplo, temos o investimento em reconhecimento de firma no cartório, alto volume de papelada e impressões, que também são negativas pelo ponto de vista do meio ambiente, e ainda o alto custo com a locação de um espaço físico para armazenagem de todos os documentos em um só lugar.

• Facilidade no momento de declaração do Imposto de Renda

Para as empresas com certificação digital, há a possibilidade de baixar os arquivos de declaração do Imposto de Renda para ajustes e inclusão de despesas. Tornando, inclusive, mais fácil o acompanhamento do processo de declaração e retificação das informações.

• Redução de burocracia

Sem a certificação digital, também não era possível realizar vários serviços pela internet. E também não havia tanta segurança nas ações, como transações bancárias e emissões de notas fiscais.

• Mobilidade

O certificado digital pode ser instalado em mais de um computador, podendo trabalhar tanto na empresa quanto em casa.

Como obter a Certificação Digital para empresas

Vamos deixar aqui um passo a passo para te auxiliar a adquirir um certificado digital para sua empresa.

1º. Como solicitar

Primeiramente é necessário buscar a Autoridade Certificadora, que é responsável por emitir o certificado com validade garantida pela Receita Federal. Procurando a mais próxima de você e definindo o tipo de certificado mais se adapta às suas necessidades.

2º. Identificação presencial

Neste momento, é necessário reunir todos os documentos exigidos para a emissão do certificado escolhido, geralmente os documentos principais são:

• Contrato social da empresa,
• Cartão CNPJ atualizado,
• Documento de identificação, CPF e comprovante de residência do representante da empresa.

3º. Aguardar validação

Feito isso, será necessário aguardar pela validação e verificação dos dados informados. A Autoridade Certificadora é o órgão que se encarrega desta verificação e validação e, caso tudo ocorra bem, procederá a emissão do certificado.

4º. Emissão

Após todos os passos acima terem sido seguidos, o certificado é emitido. O responsável da empresa que receberá o certificado é informado sobre suas credenciais, senhas e chaves de acesso. Além de receber a mídia física, em que são armazenadas as informações da certificação e que será utilizada para a autenticação.

Saiba mais sobre a Certificação Digital em nosso blog:

► Assinatura Digital do SOC para otimizar a sua Gestão de Documentos. https://ww2.soc.com.br/2018/08/assinatura-digital-do-soc-para-otimizar-sua-gestao-de-documentos/

► SOCGED: Flexibilidade e potencial inovador em Gestão Eletrônica de Documentos. https://ww2.soc.com.br/2013/12/soc-ged-flexibilidade-e-potencial-inovador-em-gestao-eletronica-de-documentos/

► 4 dicas para otimizar a gestão de documentos nas clínicas de SST. https://ww2.soc.com.br/2016/11/4-dicas-para-otimizar-a-gestao-de-documentos-nas-clinicas-de-sst/

► Descomplique sua gestão ocupacional com um sistema de medicina do trabalho. https://ww2.soc.com.br/2019/07/descomplique-sua-gestao-ocupacional/

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