SOC Digital: as funcionalidades que acabam com o uso de papel na sua empresa

Funcionalidades, Novidades - 16/01/2020

Confira as funcionalidades que fazem parte do SOC Digital e acabe de vez com o uso de papel na sua empresa. Sistema permite gerenciar, guardar e assinar eletronicamente todos os documentos no SOCGED, inclusive o ASO Personalizado.

SOC Digital as funcionalidades que acabam com o uso de papel na sua empresa

A transformação digital proporciona grandes benefícios e já é uma realidade nas empresas brasileiras. Com o objetivo de simplificar a vida dos usuários, o SOC reuniu todas as funcionalidades necessárias para tornar a sua empresa sem papel com o novo SOC Digital.

Nos tópicos a seguir, mostraremos em maiores detalhes quais as principais funcionalidades que compõem o SOC Digital e quais as vantagens de sua utilização para transformar, de uma vez por todas, as operações da sua empresa em digitais.

Diga adeus ao uso de papel e transforme seu negócio

O debate sobre sustentabilidade tem crescido com o passar dos anos e o uso do papel está perdendo espaço nas empresas mais modernas. Isso acontece, não só em prol do planeta, mas também devido as facilidades e economias que os sistemas informatizados oferecem nas rotinas operacionais.

Isso porque, antes, além das diversas salas destinadas para o armazenamento de arquivos físicos, era muito comum as empresas de SST manterem uma equipe de digitação específica para dar conta das caixas e malotes.

Fora que ainda havia muita dificuldade no gerenciamento dos arquivos físicos, extravio do ASO e de exames complementares ou até mesmo a perda de prazos por conta de greves do correio. Tudo isso atrasava as demandas, gerava retrabalho e, principalmente, causava a perda de tempo e dinheiro.

Hoje, a implantação de práticas sustentáveis não só valoriza a imagem corporativa e o meio ambiente como também simplifica os processos, melhora as rotinas, corta os custos e economiza tempo, além de adicionar uma camada extra de segurança ao armazenar os documentos importantes.

Conheça as funcionalidades do SOC Digital

Pensando nisso, o SOC Digital é composto por três principais funcionalidades responsáveis por otimizar a sua Gestão Ocupacional sem papel. Em outras palavras, o SOCGED, a Assinatura Biométrica e a Assinatura Digital permitem um processo totalmente integrado e digital.

Então, se você ainda passa seu tempo arquivando documentos físicos, recebendo e enviando correspondências, preste atenção!

Armazene e gerencie documentos no SOCGED

Um software integrado de SST, como o SOC, funciona totalmente online e você pode acessá-lo por meio de qualquer dispositivo com acesso à internet, além de compartilhar as informações em tempo real entre as equipes. Com isso, a empresa ganha melhor integração dos dados e um elevado nível de segurança contra invasões ou extravios.

Um dos recursos fundamentais para realizar a gestão de documentos é por meio do SOCGED. Ele é o repositório do SOC utilizado para o controle, armazenamento e compartilhamento de arquivos internos e externos, de forma prática e sem limite de espaço para versionamento de documentos.

Nele, é possível cadastrar diversos tipos de arquivos, como: prontuários, resultados de exames, contratos, documentos financeiros, fotos e vídeos em diferentes extensões (XLS, JPEG, DOC, ZIP, TXT e entre outros).

Você também pode integrar o SOC com outros sistemas externos de empresas de digitalização e guarda de documentos e até mesmo com o Governo, podendo enviar os leiautes XML de eventos de SST relacionados ao eSOCial.

Entre as vantagens, o arquivamento de documentos eletrônicos ainda permite:
• Preservação da integridade dos documentos.
• Agilidade na busca dos dados.
• Maior organização dos documentos.
• Rápido acesso às informações.
• Facilidade ao compartilhar informações e documentos entre a equipe, incentivando a colaboração simultânea.
• Backup automático.
• Diminuição significativa de custos.
• Aumento da produtividade do profissional e da equipe.

► SOCGED: Flexibilidade e potencial inovador em Gestão Eletrônica de Documentos.
► 4 dicas para otimizar a gestão de documentos nas clínicas de SST.

Tudo isso contando com a garantia de que todos os dados estão armazenados em um ambiente com alto nível de segurança e disponibilidade, submetidos à política e requisitos da Certificação de Segurança da Informação (ISO 27001).

Afinal, quando os arquivos tramitam eletronicamente via SOC, o patrimônio documental dos clientes é criptografado em nuvem privada. E o acesso somente é permitido mediante diversas camadas de proteção, como login e senha, código de id, confirmação de autenticidade, entre outras.

Assinatura Digital e Biométrica nos processos

O SOC também permite a Assinatura Digital de médicos do trabalho em todo e qualquer tipo de arquivo ou prontuário médico gerenciado pelo SOCGED.

Tudo de forma gratuita e por meio de certificados digitais do tipo ICP Brasil, que ratificam a validade jurídica da assinatura em diversos âmbitos. Além disso, a funcionalidade utiliza um certificado digital A1 ou A3, em que é possível emitir e assinar qualquer documento eletrônico.

► Saiba como a Assinatura Digital do SOC otimiza a sua Gestão de Documentos.

Outra funcionalidade é a Assinatura Biométrica, que analisa e identifica os trabalhadores com base nas impressões digitais de qualquer dedo das mãos por meio de um coletor biométrico homologado no SOC.

► A assinatura biométrica transforma a rotina das empresas.

Ambas assinaturas resultam na maior praticidade, segurança e rapidez no atendimento, ampliando a autenticidade das informações em prontuários médicos (Atestado de Saúde Ocupacional – ASO, Pedidos de Exames e Resultados de Exames) e na entrega de EPIs. Ficando todos os documentos assinados no SOCGED.

Na prática, é possível fazer com que o paciente/trabalhador assine o documento com a tecnologia biométrica, validando o seu atestado no momento da consulta. Em contrapartida, o médico do trabalho ratifica o documento ao inserir a sua assinatura digital.

Captura biométrica e digital em ASO’s Personalizados

Agora, além de atestados, fichas de enfermagem, pedidos, resultados de exames e entregas de EPI’s, o SOC disponibilizou recentemente a assinatura biométrica e digital no ASO Personalizado.

O recurso permite que, de forma simples e rápida, a assinatura do documento e a emissão já no layout personalizado de acordo com a sua necessidade.

► SOC lança funcionalidade para criação e personalização de ASOs.

Recursos válidos juridicamente pela Portaria Nº 211

Assim como citado anteriormente, a Assinatura Digital do SOC foi desenvolvida conforme os requisitos e diretrizes da ICP Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras), órgão responsável por monitorar e gerenciar toda a estrutura de assinaturas digitais de documentos no Brasil por meio da MP 2202.

E, após à Portaria nº 211, de 11 de abril de 2019, que valida assinatura e guarda eletrônica de documentos de SST, tanto a Assinatura Digital do SOC como o SOCGED passam a ter validade jurídica por seguirem os padrões exigidos pela ICP Brasil.

Resultando, assim, em um sistema versátil e que possibilita o preenchimento e validação de contratos, atestados e prontuários médicos de forma preliminar. Além de permitir o encaminhamento dos arquivos online para qualquer lugar do Brasil, seja por e-mail, webservices ou pelo próprio SOC com as integrações via SFTP.

SOC Digital promove agilidade para o eSocial

Com o avanço da tecnologia e a validade dos documentos digitais, fica ainda mais fácil cumprir com os prazos e as obrigações do eSocial. Isso porque toda a fiscalização do projeto será 100% digital.

E, com o objetivo de ajudar nesta missão, o SOC conta com soluções específicas para você garantir a automação dos processos, o atendimento aos prazos do eSOCial e, claro, o envio dos dados mais rápido e seguro.

Entre elas, está o Portal eSocial, que realiza a consistência dos dados contidos nos leiautes em fase de preparação e envio. Além disso, o SOC tem uma Mensageria própria que se conecta diretamente com o sistema do Governo, permitindo o envio dos leiautes de SST já prontos, no formato XML, para o eSocial.

Vale ressaltar também as dezenas de integrações com sistemas de Mensagerias e Folhas de Pagamento, que visam maior agilidade e integridade dos dados. Isso porque os sistemas externos podem consumir, consolidar, transmitir e controlar os arquivos prontos no formato exigido pelo projeto.

Todas as soluções do SOC contam com uma equipe de suporte técnico específico para ocorrências de eSocial com treinamentos, materiais de apoio e correções.

Rede Credenciada SOCNET

Entende-se ainda que a maior dificuldade do eSocial não é o leiaute em si, mas a agilidade com que esses documentos precisam ser efetuados, registrados e enviados.

Por isso, a Rede Credenciada SOCNET é uma eficiente ferramenta para ter uma operação ocupacional mais ágil e se conectar com diversas empresas de SST em todos os estados do Brasil.

Funcionando de forma colaborativa, ela permite a atualização de dados e exames em tempo real e diretamente na base de dados, fazendo com que os prazos do eSocial possam ser cumpridos, independentemente da distância.

Além disso, ela facilita a troca de informações via internet e melhora significativamente a oferta de serviços de SST online, reduzindo assim o tempo de transmissão de dados e os gastos com o armazenamento de documentos físicos, malotes e correios.

► Confira mais notícias sobre a Rede Credenciada SOCNET.
► Preenchimento correto do Seu Perfil SOCNET aumenta a visibilidade dos seus serviços.
► SOC permite cadastro de Prestadores SOC Credenciados na SOCNET.
► Rede Credenciada SOCNET lança nova versão da Tela de Busca.

Invista agora mesmo no modelo “Paperless”

Com toda a gestão ocupacional integrada e online, você conseguirá automatizar as tarefas e os processos fluirão de forma natural, alcançando maior eficiência e praticidade no dia a dia. Sem falar que você ainda terá mais tempo para se dedicar a outros assuntos estratégicos e fazer com que seu negócio cresça cada vez mais.

Por isso, independentemente do tamanho e tempo de mercado – toda e qualquer empresa deve investir no modelo “Empresa sem papel” ou, em inglês, conhecido pelo termo “paperless”. Esse é, sem dúvida, o melhor caminho para alcançar a sustentabilidade da empresa.

► Empresa sem papel: saiba como a SOC pode te ajudar nesse processo.

O que está esperando para modernizar a sua Gestão Ocupacional?
Com o SOC Digital, você tem todas as informações em um só local.

Saiba mais sobre nossos conteúdos:
» Tecnologia e Medicina do trabalho: formas de utiliza-la a favor da área.
» O SOC investe em interações online com clientes.
» Sucesso do cliente: conheça o que o Suporte do SOC está fazendo para sua promoção

DEIXE SEU COMENTÁRIO:

Seu e-mail não será publicado. *Campos obrigatórios.