Você sabia que a assinatura digital e a guarda eletrônica de documentos de SST serão obrigatórias a partir de 2021?

Funcionalidades, SOC, Tecnologia e Inovação - 21/01/2020

A Portaria Nº 211, de 11 de abril de 2019, prevê a obrigatoriedade na utilização da assinatura digital e da guarda eletrônica de documentos de SST a partir de 2021. Saiba mais sobre esta novidade.

Você sabia que a assinatura digital vai ser obrigatória a partir de 2021 (2)

Quem trabalha com o eSocial sabe muito bem que este programa até simplifica a gestão de informações trabalhistas, mas ainda envolve uma burocracia considerável que merece atenção.

Particularmente, é sempre importante providenciar desde cedo os documentos de Saúde e Segurança no Trabalho (SST).

Mas você sabia que, a partir de 2021, a assinatura digital de documentos referentes a SST passará a ser obrigatória, desde que em conformidade com a ICP-Brasil?

Pois é. Assinar eletronicamente um arquivo é um recurso que muitas empresas já utilizam em seus processos por suas vantagens, ainda que represente um investimento extra.

A começar pelo ano que vem, em que a assinatura digital não será mais facultativa para estes arquivos e será dever das empresas utilizar esta ferramenta.

Por isso, é fundamental que os profissionais da área e donos de negócios estejam cientes sobre como se adaptar a esta novidade. Entenda o que mudou em relação à assinatura digital.

A decisão da Portaria Nº 211

As alterações no funcionamento dos documentos da SST foram estabelecidas com a publicação da Portaria Nº 211 do dia 11 de abril de 2019. Entre as mudanças, se tornou uma exigência a presença da assinatura digital. Além disso, vale destacar que a guarda eletrônica dos arquivos de SST também passou a ser obrigatória.

Quanto à assinatura, não são exatamente todos os documentos que precisam dela. No entanto, como a lei abrange a maioria deles, vale se precaver e assinar todos os possíveis. Foram inclusos na Portaria Nº 211: PCMSO, PPRA, PGR, PCMAT, PPR, ASO, PGSSMTR, AET, PRR, entre outros certificados e laudos.

O prazo para adequação pode variar. Microempresas e MEIs têm até 5 anos (abril de 2024) para apresentar a assinatura digital nos documentos. Já empresas de pequeno porte têm um prazo de 3 anos (abril de 2022). O restante das empresas que devem se apressar para se adaptarem até abril de 2021.

Mas o que é a Assinatura Digital e como ela funciona?

A assinatura digital é valorizada por ser uma forma de criptografia que autentifica um certificado eletrônico.

O que torna este método seguro para oficializar um documento virtual é a necessidade da chave criptográfica. Essa chave, por sua vez, pode ser um arquivo especial ou um cartão e deve ser credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil).

Com ela, torna-se dispensável a necessidade de assinar o papel e digitalizá-lo para ele ter validade ao enviar online. Sem contar que diminui drasticamente o risco de falsificação. Assim, ainda que ter uma assinatura digital possa envolver um certo investimento para o negócio, é possível economizar em outras áreas.

Por exemplo, poderá eliminar a necessidade de manter os documentos fisicamente, poupando em papel, impressão e armazenamento. O tempo gasto para assinar eletronicamente também é reduzido, o que otimiza a gestão de documentos.

O que é o ICP-Brasil?

A ICP-Brasil é a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras. E, de forma resumida, é a autoridade que regula, supervisiona e audita questões sobre assinatura digital e os certificados digitais no país, viabilizando assim a emissão de certificados para a identificação virtual do cidadão.

Quais documentos de SST estão previstos?

São considerados válidos para a utilização da assinatura digital no padrão ICP-Brasil os seguintes documentos previstos na Portaria nº211:

  • PCMSO – Programa de Controle de Médico de Saúde Ocupacional;
  • PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais;
  • PGR – Programa de Gerenciamento de Riscos;
  • PCMAT – Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da Construção Civil;
  • PPR – Programa de Proteção Respiratória;
  • ASO – Atestado de Saúde Ocupacional;
  • PGSSMTR – Programa de Gestão de Segurança, Saúde e Meio Ambiente do Trabalhador Rural;
  • AET – Análise Ergonômica do Trabalho;
  • PPR – Plano de Proteção Radiológica;
  • Plano de Prevenção de Riscos de Acidentes com Materiais Perfurocortantes;
  • Certificados ou comprovantes de capacitações contidas nas Normas Regulamentadoras;
  • Laudos que fundamentam todos os documentos previstos neste artigo, a exemplo dos laudos de insalubridade e periculosidade (LTCAT, LTIP);
  • Demais documentos exigidos com fundamento no art. 200 do Decreto-lei n° 5.452, de 1° de maio de 1943.

Ou seja, são basicamente todos os documentos da área de SST que deverão seguir a guarda digital. E devem seguir os padrões da ICP-Brasil, o arquivo deve estar no formato PDF com qualidade padrão PDF/A-1, documentado na ABNT NBR ISSO 19005-1.

Qual o cronograma da obrigatoriedade?

A obrigatoriedade sobre a assinatura digital de documentos inicia-se no dia 11 de abril de 2021 para as maiores empresas. Para Micro Empreendedor Individual (MEI), Micro Empresa (ME) e Empresa de Pequeno Porte (EPP) as datas são outras:

  • MEI e ME: o inicio de obrigatoriedade é abril de 2024;
  • EPP: o inicio da obrigatoriedade é abril de 2022.Você sabia que a assinatura digital e a guarda eletrônica de documentos de SST serão obrigatórias a partir de 2021

Como pode ser vantajoso o uso de Assinatura Digital para minha empresa?

Como mencionamos rapidamente acima, os documentos físicos se tornam desnecessários, tendo grande economia de impressões e materiais. Assim como a necessidade de espaços de armazenamento diminui, tendo todos digitalizados em nuvem e encontrando-os de forma mais rápida e precisa.

Outro ponto positivo é a durabilidade e segurança que é oferecida aos documentos. Como estão 100% online, podem ser guardados para sempre e com acesso privado.

Além disso, atualizações de dados e coletas de assinaturas se tornam mais rápidas, já que pode ser transmitido estes documentos via internet.

Como adquirir uma assinatura digital?

A melhor maneira de obter uma assinatura digital nos conformes da ICP-Brasil é por meio de uma empresa confiável. Afinal, assim como tudo que envolve o SST, contar com um software apropriado é essencial. É importante que o sistema esteja atualizado com as novidades desta área e pronto para atender as demandas, inclusive da assinatura digital.

É o caso do SOC, um software integrado de gestão ocupacional completo com serviços para auxiliar a sua empresa, incluindo o SOC Digital, uma funcionalidade que permite a diminuição de impressões na sua empresa. Além disso, o armazenamento eletrônico de documentos, seu gerenciamento e assinatura digital.

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