3 razões para investir em GED para SST

Segurança no Trabalho - 15/06/2020

Quem é da área de SST sabe bem que cuidar de toda papelada é fundamental para o seu trabalho. São documentos que atestam a saúde dos colaboradores, a segurança do ambiente como um todo, entre outros. Com tantas informações essenciais, ser capaz de organizá-las efetivamente é vital para a empresa. Neste contexto, investir em GED para SST é a chave para otimizar a sua rotina.

Sigla para Gestão Eletrônica de Documentos, a GED é uma ferramenta criada para armazenar documentos digitais conforme a necessidade da empresa. É um recurso que pode ser usado em diversas áreas, mas tem vantagens em particular para a SST.

Entenda como esse sistema pode ser tão transformador na sua empresa com as 3 principais razões para investir em GED para SST.

3 razões para investir em GED para SST1 – O poder organizacional

Quanto tempo você gasta por dia procurando os documentos que precisa? Podemos apostar que é bastante. Mesmo que sua organização seja impecável, buscar um papel entre dezenas ou centenas de outros é demorado.

A GED traz como vantagem poder lidar com documentos digitais, já que ajuda na digitalização e armazenamento virtual dos mesmos. Quando você coloca toda a papelada de SST na GED, tudo que você precisa estará em um único lugar.

Assim, ao invés de procurar em pastas e arquivos físicos, uma busca rápida na plataforma resolverá a questão. Pode até conferir versões antigas de um mesmo documento. Por isso, investir em GED para SST é mais do que melhorar a organização, é usar melhor o seu dia de trabalho e aumentar a sua produtividade ao focar no que é importante.

2 – Preservação de documentos importantes

Conforme a sua empresa for crescendo, maior será a sua equipe e mais papelada acumulará. Com o tempo, terá que lidar com milhares de documentos de vários anos. Muitos deles que não são só úteis para o eSocial, por exemplo, como devem ser guardados posteriormente.

As Normas Regulamentadoras da CLT determinam a guarda obrigatória de diversos documentos por anos – e até décadas. É o caso dos dados de exames médicos e avaliações clínicas de colaboradores, que devem ser conservados por pelo menos 20 anos após seu desligamento.

Neste meio tempo, muita coisa pode acontecer com um papel. Pode se perder durante uma mudança do escritório ou em meio às folhas mais novas e usadas. Ou mesmo ser danificado pelo manuseio, por um acidente ou pelos efeitos do tempo. A única forma de garantir que ele será devidamente preservado durante todo esse período é digitalizando-o.

3 – Modernização e fim do papel

O mundo corporativo está se modernizando e se adaptando velozmente a uma realidade sem papel. É uma situação que beneficia o meio ambiente, mas também é útil para as empresas. Além da facilidade de acessar os documentos de qualquer lugar, você pode assiná-los digitalmente e ainda desocupa espaço físico na sua empresa para novos equipamentos ou funcionários.

Utilizar a GED para SST é tornar a sua Gestão Ocupacional livre de papel e, consequentemente, elevá-la a outro nível de eficácia. Com o SOC Digital você tem diversas ferramentas, incluindo o SOCGED, que torna isso uma realidade.

Você pode saber tudo sobre como tornar seu SST livre de papel com o SOC Digital no nosso artigo sobre o assunto.

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